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박문수

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공문서 작성과 기록물관리

Ⅰ. 기록물관리 이해

1. 기록물의 이해(나의 업무활동을 설명하는 자료)

※ 관련법령 : 법 제2조, 제3조

‘기록물’이란 공공기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청 각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물을 말하며, 개인 또는 단체가 취득한 기록정보 자료 중 국가적으로 보존할 가치가 있는 기록정보자료도 포함됩니다.

‘기록물관리’란 기록물의 생산・분류・정리・이관・수집・평가・폐기・보존・공개・활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말합니다.

가. 기록물이란?
나. 기록물은 어떻게 구분하나요?
다. 기록물의 관리단계를 구분할 수 있나요?
라. 기록물관리 왜 하나요?
마. 우리나라 세계기록유산은 어떤 기록들이 있나요?

기록물관리 왜 하나요?

기록물은 처리과에서 업무처리의 수단이자 후임자에게는 업무파악의 중요한 정보입 니다. 또한, 개인이나 기관의 조직, 기능, 정책, 운영절차 등과 관련한 활동의 증거자료가 되며, 개인이나 조직의 법적권리, 가족관계, 재산권 증빙, 상업적 이익에 대한 권리 (특허권 등을 포함), 세무관계 등의 권리의무를 명확히 하는 근거입니다. 그리고 역사 적으로 중요한 기록물은 학술연구에 활용되며, 후대에까지 전승하여 이용할 수 있습니다.

2. 기록물관리 법령의 이해(기록물관리 업무의 근거)

공공기관의 투명하고 책임 있는 행정의 구현과 공공기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용을 위해 「공공 기록물 관리에 관한 법률」이 제정되어 시행되고 있습니다.  ※ 관련법령 : 법 제1조~제8조

가. 「공공기록물관리에 관한 법률」 제・개정의 배경은 무엇인가요?
나. 「공공기록물 관리에 관한 법률」의 구성 내용은?
다. 공공기관에서 생산한 기록물만 관리하나요?
라. 기록물관리를 위해 지켜져야 할 원칙은 어떤 것이 있나요

< 기록물관리의 4대 원칙 >

• 진본성 : 생산 주체 및 명시 시점에 생산되었는지 증명 가능
• 신뢰성 : 내용이 사실을 증명하고 이후에도 이를 증명
• 무결성 : 기록의 형식과 내용이 변경되지 않고 온전히 유지
• 이용가능성 : 물리적 논리적 위치를 찾을 수 있고, 재현과 해설이 가능

마. 기록물관리를 위해 공무원이 지켜야 할 사항은 무엇인가요?
바. 기록물관리와 관련한 벌칙규정에는 무엇이 있나요?
사. 기록물관리와 관련된 유관법령은 어떤 것이 있나요?

3. 기록물관리 조직체계(기록물관리는 처리과에서 시작)
가. 처리과란 무엇인가요?
나. 처리과에서의 기록물관리는 왜 중요한가요?
다. 처리과 기록물관리책임자의 역할은 무엇인가요?
라. 처리과 기록물관리책임자의 업무는 누가 담당하나요?
마. 기록물관리기관이란 무엇인가요?
      < 기록물관리기관 유형 및 체계 >
바. 영구기록물관리기관이란 어떤 기관인가요?
사. 기록관은 무엇이고 어떤 기능을 하나요?
아. 특수기록관은 무엇이고 어떤 기능을 하며, 기록관과 어떤 차이점이 있나요?
자. 기록관은 모든 공공기관에 설치되나요?

기록관은 공공기관에 설치하여 기관의 기록물관리를 담당하도록 하고 있습니다. 중앙행정기관 및 특별지방행정기관의 소속기관, 지방자치단체, 교육청, 국공립 대학 등 에 설치하도록 되어 있습니다. 또한 정부투자기관 등 공공기관의 경우에도 연간 기록 물 생산량이 1천 권 이상이거나 보존대상 기록물이 5천 권 이상인 경우에는 기록관을 설치해야 합니다.

4. 기록물관리 전문인력 배치(기록물관리 전문화)
기록물의 전문적 관리를 위하여 각급 기관은 기록물관리 전문요원을 임용하여야 합니다.  
※ 관련법령: 제41조, 제42조, 영 제78조, 제79조, 규칙 제42조, 제42조의2, 제42조의3, 제42조의4

가. 기록물관리를 위해 전문인력이 필요한가요?
나. 기록물관리 전문요원이 되기 위해서는 어떤 자격이 필요한가요?

기록물관리 전문요원이 되는 방법은 공공기록물법에서는 두가지로 규정하고 있습니 다. 첫째, 대학원에서 기록관리학 석사학위를 취득하는 방법입니다. 둘째, 기록관리학 학사학위를 취득하였거나, 역사학 또는 문헌정보학 학사학위 이상 취득한 사람으로서 기록관리학 교육과정을 이수한 후 기록물관리 전문요원 시험에 합격하는 방법입니다. 공공기관에서는 기록물관리 전문요원의 자격을 취득한 사람들을 대상으로 임용기관 에서 시험 등의 방법을 통해 기록물관리 전문요원을 선발하고 있습니다. 또한 기록물 관리 전문요원의 자격을 소지하고 있는지 여부를 확인할 수 있도록 ‘자격증’을 발급하 는 제도도 실시되고 있습니다.

다. 기록물관리 전문요원은 어떤 역할을 담당하나요?

5. 전자기록물 관리체계(종이에서 전자로)
가. 전자기록물은 무엇인가요?
나. 전자기록물이 비전자기록물과 다른 점은 무엇인가요?
다. 전자기록물을 안전하게 보존하기 위하여 4대 요건과 핵심기술은 무엇인가요?
라. 전자기록생산시스템에는 어떤 것들이 있나요?
마. 전자기록물 관리체계는 어떻게 구축되어있나요?
바. 전자기록물의 진본성 유지는 어떻게 하나요?
사. 전자기록물의 보존포맷은 무엇이며, 보존포맷 변환단계는 어떻게 이루어 지나요?
아. 장기보존포맷으로 변환된 전자기록물은 어떻게 볼 수 있나요?
자. 장기간 보존하는 전자기록물의 전자서명이 유효한 것임을 어떻게 검증하나요?


제Ⅱ장 기록물관리 따라하기    

1. 기록물 분류(기록물관리의 심장, 분류체계)

가. 기록물 분류란?
나. 기록물 분류를 하면 어떤 효과가 있나요?
다. 기록물 분류의 기준은 무엇인가요?
라. 현재 운영되는 기록물 분류체계는 무엇인가요?
마. 기록관리기준표와 기록물분류기준표의 차이는 무엇인가요?
바. 단위과제와 단위업무의 차이는 무엇인가요?
사. 비밀관련 기록관리기준표는 어떻게 관리하나요?
아. 기록물의 보존기간은 어떻게 책정하나요?
자. 단위과제 및 단위업무의 기능별 유형은 어떻게 되나요?
차. 기록물 분류체계에 변동이 생기면 어떠한 절차를 따르나요?
파. 기록물분류기준표 변경처리 유형과 적용기준은 무엇인가요?
카. 분류체계에 대한 고시는 어떻게 운영되나요?

2. 기록물 생산(업무의 전 과정을 드러내자)

가. 기록물 생산이란 무엇인가요?
나. 기록물을 생산할 때 최종 결과보고서만 남기면 되나요?
다. 생산의무 기록물은 무엇인가요?
라. 생산의무를 부과하는 이유는 무엇인가요?
마. 생산의무 기록물의 대상과 내용은 무엇인가요?

3. 기록물 등록(공식적 관리대상으로 확정)

가. 기록물 등록이란?
나. 기록물 등록대상은 무엇인가요?
다. 기록물 등록 시기는 언제인가요?
라. 기록물을 등록할 때 꼭 필요한 것은 무엇인가요?
마. 기록물 등록은 어떻게 하나요?
바. 기록물 등록번호는 어떻게 표시하나요?
사. 기록물 유형별 등록방법

4. 기록물 편철(연관기록물을 묶어 물리적 보호)
가. 기록물 편철이란?
나. 기록물 편철 기준은 무엇인가요?
다. 기록물 편철은 언제 하나요?
라. 비전자기록물의 편철용품은?
마. 비전자기록물의 편철은 어떻게 하나요?

5. 기록물 정리(등록사항과 실물의 확인)

가. 기록물 정리란?
나. 기록물 정리는 어떻게 하나요?
다. 기록물 정리의 주요내용은?

6. 기록물 생산현황 통보(이관을 위한 기초자료)

가. 기록물 생산현황 통보는?
나. 생산현황 통보를 하면 어떤 효과가 있나요?
다. 생산현황은 어떤 내용을 통보하나요?
라. 생산현황은 언제 통보하나요?
마. 생산현황통보와 관련하여 생산현황 관리대상 서식은 어떤 것이 있나요?

7. 기록물 이관(전문적 보존관리 업무의 시작)

가. 기록물 이관이란?
나. 기록물은 언제 이관하나요?
다. 기록물을 이관하면 어떤 효과가 있나요?
바. 기록물의 전문 보존공간이란 무엇인가요?

8. 기록물 평가・폐기(한 번 폐기는 영원한 폐기)

가. 기록물 평가・폐기란 무엇인가요?
나. 기록물 폐기는 왜 필요한가요?
다. 기록물 평가・폐기절차는 어떻게 이루어지나요?
라. 기록물평가심의회는 어떻게 구성되나요?
마. 폐기로 확정된 기록물은 어떻게 처리하나요?
바. 기록물 폐기절차를 준수해야 하나요?

9. 기록물 보존(기록물 원래 모습 그대로)

가. 기록물 보존이란?
나. 기록물이 방치되면 어떻게 되나요?
다. 기록물의 훼손 예방을 위해서는 어떻게 취급해야 하나요?
라. 기록물을 장기간 보존하기 위해서는 어떻게 해야 하나요?
마. 중요한 기록물은 왜 이중보존하도록 하고 있나요?

10. 기록물 공개(기관의 신뢰를 높이는 방법)

가. 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」과 기록물 공개분류는 어떤 관련이 있나요?
나. 기록물 공개재분류란?
다. 처리과에서 공개분류는 언제 하나요?
마. 작성한 의견서는 어떻게 처리하나요?

제Ⅲ장 기록물 종류별・형태별 관리  

1. 조사・연구・검토서(사전 조사・연구・검토로 성공률 100%로)
2. 회의록(투명행정의 첫 걸음, 업무 추진과정을 보여주자)
3. 시청각기록물(중요행사는 생생하게 남겨야)
4. 간행물(발간등록번호를 부여하자)
5. 행정박물(행정박물도 기록물이다)

행정박물은 공적 업무수행과 관련하여 생산・활용한 형상기록물로 행정적 역사적 문화적 예술적 가치가 높은 기록물은 이관하여 활용되도록 합니다.

※ 관련법령 : 법 제24조, 영 제57조  ※ 관련표준 : [특수유형 기록물관리](NAK/G 1-3:2011)(v2.0)
제3부 : 행정박물

가. 행정박물이란?

박물관의 박물자료와 같은 것이라고 생각하면 쉽게 이해될 수 있습니다. 다만, 행정 박물은 공적 업무수행과정에서 만들어진 것으로 행정적 가치가 추가된 것입니다. 국가 기록원에서는 현재 공공기관에서 수집 이관된 관인, 훈장, 현판, 휘호, 깃발, 메달 등 업무수행과 관련하여 생산・활용한 형상기록물로서 행정적 역사적・문화적・예술적 가치 가 높은 기록물을 관리하고 있습니다. 예를 들어 전임 대통령의 친필 휘호, 국제 외교활 동과정에서 전영부인이 착용한 의복, 선물류 등도 의미 있는 행정박물의 하나입니다.

나. 행정박물의 종류에는 어떤 것들이 있나요? 행정박물은 ① 관인류 ② 상징물・기념물 ③ 사무집기류 ④ 기타 등으로 구분됩니다. 자세한 유형구분은 아래 표와 같습니다.

유형 범 위

관인류
- 국새 및 기관장의 직인 등 견본류 - 화폐, 우표, 훈・포장 등의 견본류 및 도안류
상징류
- 공공기관 및 공공업무와 관련하여 상징성을 지니는 현판, 기, 휘호, 모형, 의복, 공무용품 등의 상징물
기념류
- 공공기관의 주요 홍보, 행사, 활동 중에 생산된 홍보물 및 기념물 상장・상패류
- 공공업무와 관련하여 기관이 수여받은 상장, 상패, 트로피, 메달 등
사무집기류 -
대통령, 국무총리 등 주요 직위에 있던 사람이 업무수행에 사용하였던 사무집기류 등
그 밖의 유형
- 영구기록물관리기관의 장이 지정한 그 밖의 유형

6. 비밀기록물(보안과 보존의 이중 관리대상)   끝.
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